BearingPoint est titulaire, co-traitant ou sous-traitant de 4 marchés publics mono-attributaires émis par l’UGAP, organisme d’achat du secteur public.

Compte-tenu du volume de commandes actuel et anticipé sur ces marchés, et de la charge de suivi commercial, administratif et contractuel qui en résulte, une équipe dédiée a été mise en place : l’équipe cœur.

Au sein de cette équipe, BearingPoint recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour appuyer les processus de suivi commercial et opérationnel des commandes et des projets. Le poste est localisé à la Défense, Tour CBX (télétravail possible, fréquence à définir. La prise de poste devra néanmoins se faire en présentiel sur une durée d’un à deux mois).

La mission :

Nous cherchons un (ou une) assistant(e), opérant dans les fonctions supports, détaché(e) au sein de l’équipe cœur.

Sa mission principale est d’effectuer le suivi commercial et administratif des affaires adressées par l’UGAP ou amenées par BearingPoint ou un de ses sous-traitants. Ce suivi commercial et administratif consiste notamment à (liste non exhaustive) :

· Suivre l’évolution commerciale et administrative des affaires, de leur identification à leur facturation au sein du système d’information dédié de l’équipe et du système d’information mis à disposition par l’UGAP : saisie dans les outils, production des documents administratifs attendus par l’UGAP, suivi des dossiers, réception et traitement des PV de réception, relance facturation, etc.) ;

· Suivre les délais contractuels imposés par les contrats, pour la phase en amont des commandes et relancer les responsables désignés ;

· Communiquer avec les différentes parties prenantes afin de s’assurer du bon déroulement des processus et de les accompagner dans l’appropriation de ceux-ci ;

· Contribuer à la préparation des différentes instances de gouvernance interne, notamment via la production de reportings composés des données issues des systèmes d’information ;

· Participer aux différentes séquences d’animation de l’équipe ;

· Reporter à l’encadrement de l’équipe ;

· Appuyer l’équipe dans la conduite de démarches commerciales (appui à l’élaboration des présentations commerciales, suivi/formalisation des retours d’expérience UGAP, etc.) ;

· Contribuer au processus de facturation des opportunités.

Le profil recherché :

Entre 2 et 6 ans d’expérience dans des fonctions de support (administration des ventes en environnement de services), capable de prise d’initiatives pour améliorer le fonctionnement mis en place.

L’assistant(e) est intégré(e) au sein d’une équipe de jeunes consultants.

Il/elle doit avoir une capacité avérée à travailler dans un environnement, sous forte tension, se caractérisant par :

- des clients finaux exigeants sur la conduite des opérations qu’ils font réaliser par le contrat,

- l’UGAP, qui a une très forte exigence sur le respect des délais et le formalisme des échanges,

- des équipes de BearingPoint et de ses partenaires.

Le postulant devra être curieux et faire preuve d’initiative dans un environnement dynamique caractérisé par une réflexion importante sur les méthodes de travail et un développement fort de l’activité commerciale. La rigueur est une qualité indispensable pour le respect de procédures administratives qu’il faut suivre de manière systématique et avec constance.

La maîtrise avancée des outils bureautique (Suite Office) et de travail collaboratif (MS Teams, Outlook) est indispensable, pour les utiliser dès la prise de fonction dans le cadre des processus mis en place par l’équipe cœur. Le candidat devra également être à l’aise dans les échanges téléphoniques, quotidiens dans le cadre de sa mission.

Le candidat devra avoir des expériences réussies de travail en équipe et savoir faire preuve d’assertivité dans les relations professionnelles.